Huit premières étapes d'un processus de tenue de livres
Le but ici est d’expliquer comment préparer les bases pour votre comptabilité, voici les huit premières étapes que vous devrez suivre pour faire fonctionner votre machine de comptabilité.
Étape 1 : Séparez vos dépenses professionnelles et personnelles
La première étape pour maîtriser les finances de votre entreprise est assez simple : ouvrez un compte bancaire professionnel (et si possible une carte de crédit pour l’entreprise ou une 2e personnelle seulement pour les dépenses d’entreprise) et séparez vos dépenses professionnelles et personnelles.
Pourquoi? La responsabilité est une des principales raisons. Si vous dirigez une société ou une SARL et qu’il n’y a pas suffisamment de distance entre vos finances personnelles et professionnelles, il est possible que vous soyez tenu personnellement responsable de toute dette contractée par votre entreprise.
Mélanger des dépenses personnelles et professionnelles dans le même compte peut également entraîner un stress inutile lorsque vous devez déclarer vos impôts ou tenir votre comptabilité. Cela pourrait signifier qu’une dépense professionnelle se perd dans votre compte personnel et que vous passez à côté d’une déduction importante. Cela pourrait également signifier que votre CPA consacre plus de temps à faire vos déclarations de revenus. Dans tous les cas, vous finissez par perdre de l’argent.
Étape 2 : Choisissez un système de comptabilité
Il existe deux principales méthodes de comptabilité : la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double.
En entrée unique, les écritures de journal sont enregistrées une seule fois, soit comme
dépense, soit comme produit. Les actifs et les passifs (comme les stocks, les équipements et les prêts) sont suivis séparément. Si vous débutez, que vous faites vos livres vous-même et que vous êtes encore au stade du passe-temps, l'entrée unique est probablement faite pour vous. C’est simple, rapide et efficace pour une comptabilité vraiment basique.
Le système à double entrée est plus complexe, mais aussi plus robuste et plus adapté aux entreprises établies qui ont dépassé le stade du loisir.
Dans le cadre de la comptabilité en partie double, toutes les transactions sont inscrites dans un journal, puis chaque élément est inscrit deux fois dans le grand livre, à la fois au débit et au crédit.
Aujourd’hui, la plupart des logiciels de comptabilité sont basés sur la comptabilité en partie double, et si jamais vous engagez un comptable pour vous aider avec vos livres, c’est la comptabilité en partie double qu’ils utiliseront.
Nous recommandons QuickBooks Enligne (QBO) et Xero. Nous les utilisons les deux, et chez Onyxia nous somme certifiés annuellement sur ces deux logiciels. QBO est particulièrement celui que nous trouvons le mieux.
Éviter Excel !! Pourquoi? Nous l’expliquons ici.
Étape 3 : Choisissez une méthode comptable : de caisse ou comptabilité d'exercice
Vous avez une autre décision importante à prendre lors de la mise en place de votre comptabilité : si vous souhaitez que votre processus comptable soit basé sur la comptabilité de caisse ou sur la base de la comptabilité d'exercice.
En comptabilité de caisse, vous enregistrez les transactions uniquement une fois que l’argent a changé de main. Si vous facturez un client aujourd’hui, ces dollars n’entrent pas dans votre grand livre tant que l’argent n’atteint pas votre compte bancaire.
De nombreuses petites entreprises optent pour la comptabilité de caisse car elle est facile à tenir, ne vous oblige pas à suivre les créances ou les dettes et vous indique exactement le montant de trésorerie dont vous disposez à un moment donné.
Grâce à la méthode de comptabilité d'exercice, vous enregistrez les revenus lorsque vous facturez vos clients, sous forme de comptes clients (même s'ils ne vous paient pas pendant quelques mois). Il en va de même pour les dépenses, que vous enregistrez lorsque vous êtes facturées sous forme de comptes créditeurs.
De manière générale, la comptabilité d’exercice est préférable. Elle vous donne une idée plus réaliste des revenus et des dépenses de votre entreprise sur une période donnée et vous offre une vision à long terme de l’entreprise que la comptabilité de caisse ne peut pas fournir.
Étape 4 : Choisissez une bonne configuration et les bons outils
Chaque transaction que vous effectuez doit être catégorisée lorsqu’elle est inscrite dans vos livres. Cela aide votre comptable à percevoir davantage de déductions et vous facilitera la vie si vous êtes audité.
La façon dont vous catégoriserez les transactions dépendra de votre entreprise et de votre secteur d’activité. De manière générale, vos transactions se répartissent en cinq types de comptes : actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses. Et ensuite divisés en sous-catégories appelées comptes. Dans un exemple avec SecondCup, certains comptes de votre grand livre peuvent être « revenus-ventes de cafés », « dépenses-ingrédients pour cafés », etc.
De nos jours, vous disposez de trois options en matière d’outils de comptabilité.
Vous pouvez opter pour l'une des dizaines de solutions de comptabilité infonuagique populaires, comme QuickBooks, Xero ou Sage. Ces outils peuvent être puissants si vous savez ce que vous faites. Cependant, si vous n’avez pas beaucoup d’expérience en comptabilité (ou si vous n’avez pas le temps d’apprendre), ils pourraient vous stresser plus qu’ils ne vous aident. Surtout si votre comptable finit par vous dire que vous les avez mal utilisés au cours de l’année écoulée.
Certaines personnes optent pour une feuille de calcul Excel, GoogleSheet, mais nous ne recommandons pas cette option du tout, lire pourquoi ici.
Enfin, si vous souhaitez que quelqu'un d'autre fasse votre tenue de livres à votre place, vous pouvez contacter un service de comptabilité basé en nuage comme Onyxia. Nous ferons votre comptabilité pour vous, préparerons des états financiers mensuels et nous déclarerons même vos TPS TVQ pour vous le moment venu.
Étape 5 : Assurez-vous que vos transactions sont catégorisées
Chaque transaction que vous effectuez doit être catégorisée et inscrite dans vos livres. Cela aide votre CPA à percevoir davantage de déductions et vous facilitera la vie si vous êtes audité.
Truc de Pro:
« Six mois plus tard, lorsque vous passez en revue vos reçus, il sera difficile de se souvenir d’un reçu de restaurant. Était-ce un déjeuner avec un client ? Avez-vous amené vos employés au restaurant après un trimestre réussi ? Truc : lorsque vous payer la facture, avec un crayon inscrivez tout de suite sur le reçu avec qui vous étiez pour ce repas. »
Catégoriser et enregistrer correctement vos transactions peut vous aider à éviter de faire tout ce travail d'enquête supplémentaire plus tard si vous vous faites auditer.
Si vous envisagez de faire votre propre comptabilité, cela vaut la peine de parler à un professionnel lorsque vous configurez votre système pour vous assurer que les comptes que vous créez correspondent aux normes de votre secteur et aux attentes de CPA.
Étape 6 : Choisissez un système de stockage de vos documents
Au moment des impôts, il vous incombe de prouver la validité de toutes vos dépenses. Il est donc crucial de conserver les pièces justificatives de vos données financières, telles que les reçus et les factures.
Les diamants sont peut-être éternels, mais l’encre sur vos reçus de dépenses ne l’est pas. Étant donné que l'ARC accepte les documents numériques (PDF, JPG, PNG…), il est judicieux d'utiliser un système basé en nuage comme Google Drive, Dropbox, ou Hubdoc, afin de ne jamais avoir à gérer des reçus blancs (qui ont pâli). Vous pouvez également utiliser des applications comme Hubdoc ou Dext, spécialement conçues pour le suivi des reçus.
Une appli gratuite de "scan" pour Android ou Apple est grandement recommandé (lire les avantages ici). De cette façon vous pouvez scanner vos reçus et les sauvegarder sur le nuage. Nous suggérons l'appli "GeniusScan", elle est gratuite, produite en France (donc n'est pas un produit chinois ou russe qui pourrait être à risque). Trouver l'Appli sur Google Store ici, ou Apple Store ici.
Étape 7 : Organisez vos déductions
La règle d’or de l’ARC en matière de déductions est qu’elles doivent être à la fois courantes (dans votre domaine) et nécessaires à votre entreprise. Par exemple, les stylos seraient une dépense courante pour un écrivain, mais un stylo de 900$ pourrait ne pas entrer dans la catégorie des « nécessaires » ;-)
Mais même si une dépense est courante et nécessaire, vous ne pourrez peut-être pas la déduire en totalité de vos impôts. Ce n’est pas parce que vous effectuez la plupart de votre travail depuis votre table de salle à manger que vous pouvez déduire la totalité de votre loyer mensuel. Heureusement, l'ARC a élaboré un guide complet sur les déductions professionnelles que vous pouvez consulter si jamais vous n'êtes pas certain d'une déduction.
Étape 8 : Faites de la comptabilité une habitude
Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise occupé avec un million de choses à faire, il est facile de laisser la comptabilité de côté. Une façon d’éviter cela est d’en faire une habitude.
Essayez de réserver et de planifier une «journée de comptabilité» une fois par mois pour rester au courant de vos finances. Profitez de cette journée pour saisir les transactions manquantes, rapprocher les relevés bancaires, examiner vos états financiers du mois dernier et apporter des modifications majeures à votre comptabilité ou à votre tenue de livres.
Si vous avez des mois ou des années de retard, vous voudrez peut-être demander à un comptable de rattraper votre retard (Onyxia peut vous aider).
“Faites vous-même” ou tenue de livres professionnelle?
L'approche DIY – Faites vous-même
Si votre entreprise est un projet parallèle avec un budget limité, vous pouvez probablement y parvenir en empruntant la voie du DIY. Vous pourriez quand même envisager de consulter un comptable au début, juste pour vous assurer que vous faites tout correctement.
Soustraitrance avec un.e professionnel.le
Si votre comptabilité est constamment mise de côté à cause de la croissance de votre entreprise et que vous ne trouvez tout simplement pas le temps de mettre de l’ordre dans vos livres chaque mois, c’est pas mal un signe: Vous devriez honnêtement envisager de faire appel à un professionnel pour vous aider.
Nos comptables ici chez Onyxia peuvent faire votre tenue de livres pour vous, et cela entièrement en ligne. Nous pouvons aussi vous aider à comprendre vos états financiers avec notre service « Réunion mensuelle d’examen des rapports financiers », et pouvons aussi préparer des budgets prévisionnels ou des scénarios « what-if ».
N'hésitez surtout pas à nous contacter via notre formulaire enligne ici, ou de partager cet article.
Nadine LeBrun
Présidente & Fondatrice
Comptabilité Onyxia Accounting