Des rapports financiers précis sont essentiels pour gérer efficacement votre entreprise. Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs; une seule mauvaise cellule peut fausser les chiffres que vous utilisez pour prendre des décisions importantes !

De plus, à mesure qu'une entreprise se développe, utiliser Excel ou Google Sheets pour gérer la comptabilité n'a pas l'air très professionnel et devient de plus en plus difficile. Vous devez saisir manuellement davantage de transactions à mesure que l'entreprise se développe et les problèmes liés à l'utilisation d'Excel deviennent plus évidents au fil du temps.

Voici un aperçu de certaines des données qui doivent être suivies pour créer des rapports financiers précis et les endroits où les choses commencent à mal tourner.

Raison 1. Les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs humaines

Le comptable doit saisir manuellement toutes les transactions dans Excel, ce qui augmente le risque d'erreur manuelle. Supposons, par exemple, que le comptable utilise les factures de la semaine dernière pour mettre à jour les comptes clients. Le comptable saisit un montant de vente de « 8,115 $ » plutôt que de « 1,815 $ ». Les comptes clients et les ventes sont surestimés de 6,300 $ !!! Ainsi, lorsque vous décidez d’acheter un nouvel équipement, votre décision est basée sur des ventes plus élevées que la réalité. Si vous aviez eu le bon montant de vente, vous auriez peut-être décidé d'attendre avant d'acheter de l'équipement.

Raison 2. Plusieurs feuilles de calcul ça ne fonctionnent pas bien ensemble

Par exemple, votre feuille de calcul des achats de matériaux comporte un onglet distinct

pour le bois, le métal et cinq onglets représentant les composants. Lorsque vous saisissez des matériaux, vous obtenez un montant total en dollars au bas de chaque onglet de la feuille de calcul. Les montants en dollars de chaque onglet sont combinés pour générer un total général et sont liés au calcul du compte d'achats de matériaux dans votre rapport de profits et pertes. Si l'un des sept liens est incorrect, le solde total du compte est erroné.

Raison 3. L'information n'est pas automatiquement prête

À mesure que votre entreprise se développe et que le système comptable Excel devient plus complexe, il est plus difficile de comprendre comment l'ensemble du système «parle» ensemble.

Par exemple, vous (ou votre comptable) devez confirmer que chaque feuille de calcul a été *entièrement mise à jour* avant que les soldes de clôture ne soient transférés dans votre document Excel d'états financiers, sinon vos chiffres ne seront pas fiables et vous pourriez acheter un équipement en pensant vous gagnez suffisamment d’argent alors que ce n’est pas le cas.

Raison 4. Ce n'est pas professionnel

À un moment donné, vous devrez fournir vos états financiers aux parties prenantes,

notamment aux prêteurs, aux banques ou à un investisseur potentiel. L'utilisation de feuilles de calcul traduira un très grand manque de professionnalisme, puisqu'une entreprise en croissance devrait investir dans des logiciels solides qui l'aident à fonctionner efficacement.

Compte tenu de ces défis, chaque entreprise devrait envisager de passer à un système comptable automatisé.

Les nombreux avantages d'un logiciel de comptabilité

Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour remplacer Excel ou Google Sheets. Gardez à l’esprit qu’Excel ou Google Sheets n’incluent pas d’éléments importants comme la préparation des déclarations de revenus, la paie ou l’inventaire, qui peuvent tous être gérés avec des logiciels.

Plus de transactions en moins de temps : l'automatisation réduit le temps moyen nécessaire au traitement d'une seule transaction. Si le prix de vente moyen d'un meuble est de 400 $, l'entreprise traiterait plus de 7 500 transactions par an pour atteindre 3 millions de dollars de ventes. Cela se traduirait par plus de 625 ventes par mois, soit plus de 144 ventes par semaine. L'automatisation aiderait votre service comptable à gagner du temps et à gérer la croissance des transactions.

Moins de risque d'erreur manuelle : Un système automatisé permet à chaque saisie manuelle de comptabiliser plusieurs transactions. Pensez par exemple à publier une nouvelle facture. Un logiciel de comptabilité peut comptabiliser simultanément les informations de la facture dans les ventes (dans le compte de résultat) et dans les comptes clients (dans le bilan). La même transaction réduira le solde des stocks pour refléter la vente. Étant donné que beaucoup moins de transactions sont enregistrées manuellement, le risque d'erreur humaine diminue.

États financiers automatisés : un logiciel de comptabilité prendra toutes les transactions et générera automatiquement les états financiers. Vous n’avez plus besoin de saisir des données dans un ensemble de feuilles de calcul pour produire des états financiers. Vous pouvez également publier un budget dans le logiciel de comptabilité et comparer les résultats comptables réels à votre budget chaque mois. C'est plus professionnel!

Chacun de ces avantages peut réduire le temps nécessaire à la comptabilisation des transactions comptables et pour ainsi consacrer du temps à lire les données pour prendre des décisions commerciales éclairées.

Un logiciel de comptabilité, c'est rentable point à la ligne

Le changement peut être difficile. Le passage à un système comptable automatisé nécessite un investissement financier (petit ou grand), un investissement en temps et nécessitera que les gens apprennent à utiliser de nouveaux logiciels. Cependant, ce changement est nécessaire si votre entreprise souhaite se développer et fonctionner de manière productive. L'un des petits investissements logiciels à considérer est QuickBooks en ligne (cliquez sur le lien pour connaître les prix et les rabais).

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Nadine LeBrun

Comptabilité Onyxia Accounting

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